Decreto Regional N.° 004-2013-GR/MOQ

DECRETO REGIONAL N° 004-2013-GR/MOQ

EL PRESIDENTE DEL GOBIERNO REGIONAL

CONSIDERANDO Que, de conformidad con el artículo 191* de la Constitución Política del Perú; reformado por la Ley N*28607, así como lo estipulado en la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, el Gobierno Regional de Moquegua, es persona jurídica de derecho público, con autonomía política, económica y administrativa en asuntos de su competencia constituyendo para su administración económica y financiera un Pliego Presupuestal; cuyo procedimientos y trámites administrativos son sustanciados conforme a la ley de la materia;

Que, al haberse efectuado un diagnóstico sobre la gestión documentaria en el Gobierno Regional Moquegua, se ha revelado que la recepción y registro de todo documento externo ingresado por Trámite Documentario, se efectúa a través de un Cuaderno de Registro y su distribución mediante el Registro Manual de Trámite. Lo propio ocurre entre unidades orgánicas y oficinas, done la recepción y el registro de documentos se efectúa a través de un cuaderno de registro; de manera que no existe un procedimiento mecanizado que permita obtener mayores niveles de eficiencia en la atención de los usuarios del Gobierno Regional, priorizando y optimizando los recursos públicos;

Que, en busca de la modernización de la gestión pública y el incremento del nivel de transparencia en el Gobierno Regional Moquegua, dado a que externamente la ciudadanía podrá hacer el seguimiento de su trámite desde cualquier PC conectada a internet, la Alta Dirección ha dispuesto la implementación de un nuevo procedimiento mecanizado denominado Sistema de Gestión Documentaria (SisGeDo), requiriendo para ello un reglamentado que tenga por finalidad orientar, ordenar y homogenizar las acciones relacionadas con la gestión documentaria en las dependencias del Gobierno Regional Moquegua, el cual debes ser de aplicación y observancia obligatoria de todas las dependencias que conforman el Gobierno Regional Moquegua;

Que, el artículo 117° de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, establece que cada entidad pública tiene su unidad general de recepción documental, trámite documentado o mesa de partes, tales unidades están a cargo de llevar un registro de ingreso de documentos presentados y de salida de documentos emitidos; esta norma precisa que dichas unidades tenderán a administrar su información en soporte informático, cautelando su integración a un sistema único de trámite documentado; como es el propósito del SisGeDo;

Que, en el directorio de gerentes del Gobierno Regional Moquegua, de fecha 15 de mayo del 2013, se evalud, discutió y acordó aprobar el Reglamento del Sistema de Gestión Documentaria, con la finalidad de Orientar, ordenar y homogenizar las acciones relacionadas con la gestión documentaria en las dependencias del Gobierno Regional Moquegua.

De conformidad a lo establecido en la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General; el TUO de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información; su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 072-2003-PCM; la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la gestión del Estado y en uso de las atribuciones conferidas en los artículos 21°, 22” y 41° inciso d) de la Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, y visaciones;

DECRETA:

ARTICULO PRIMERO. APROBAR el Reglamento del Sistema de Gestión Documentaria (SisGedo) del Gobierno Regional de Moquegua, con tres (3) títulos, treintiún (31) artículos y dos (2) Disposiciones Complementarias y Transitorias; que en anexo forma parte del presente dispositivo.

ARTICULO SEGUNDO.- El presente Decreto Regional y el Reglamento que aprueba, entrarán en vigencia al día siguiente de su publicación.

ARTÍCULO TERCERO.- PUBLICAR, el presente Decreto Regional en el Diario Oficial El Peruano, en el Portal de Servicios al Ciudadano y Empresas — PSCE y en el Portal de la Entidad. Remitiendo copia del mismo a Presidencia Regional, Gerencia General Regional, Gerencia Regional de Planificación, Presupuesto y Acondici9onamiento Territorial y al Órgano Regional de Control Institucional.

Dado en la Sede del Gobierno Regional de Moquegua, a los 20 días del mes de mayo del 2013.

ACTA DE ACUERDOS DEL DIRECTORIO DE GERENTES REGIONALES

En la ciudad de Moquegua, a los 15 días del mes de mayo del año 2013, siendo las diez horas, se reunieron en las oficinas y bajo la presidencia del Presidente Regional Ing. Martín Alberto Vizcarra Cornejo, con asistencia del Gerente General Regional Ing. Edmer Trujillo Mori, los Gerentes Regionales de Desarrollo Económico Ing. Jonatan Ríos Morales, de Infraestructura Arq. David Leopoldo Mendoza Fernández, de Desarrollo Social Abog. Miguel Gonzalo Vasquez Higinio, de Recursos Naturales y Gestión del Medio Ambiente Ing. Agapito Mamani Luis, de Planificación, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial Ing. Cesar David Ferrer Carlín, el Director Regional de Administración Edilberto Wilfredo Saira Quispe y el Director Regional de Asesoría Jurídica Abog. José Cristobal Carrasco Castro; con la finalidad de tratar lo siguiente:

AGENDA 1” - Aprobar el REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA DEL GOBIERNO REGIONAL MOQUEGUA

DEBATE Y ACUERDOS:

El Presidente Regional, hace conocer que se dispuso realizar un diagnóstico sobre la gestión documentada en el Gobierno Regional Moquegua, habiéndose detectado que la recepción y registro de todo documento externo ingresado por Trámite Documentario, se efectúa a través de un Cuaderno de Registro y su distribución mediante el Registro Manual de Trámite. Lo propio ocurres entre unidades orgánicas y oficinas, done la recepción y el registro de documentos se efectúa a través de un cuaderno de registro, sin que exista un procedimiento mecanizado que permita obtener mayores niveles de eficiencia en la atención de los usuarios del Gobierno Regional, priorizando y optimizando los recursos públicos. No obstante estar establecido en la ley, que las Áreas de Trámite Documentado tenderán a administrar su información en soporte informático, cautelando su integración a un sistema único de trámite documentado; con este propósito, dijo, se ha dispuesto la implementación de un nuevo procedimiento mecanizado denominado Sistema de Gestion Documentaria (SisGeDo), el mismo que modernizará la gestión pública e incrementará el nivel de transparencia en el Gobierno Regional Moquegua, dado a que externamente la ciudadanía podrá hacer el seguimiento de su trámite desde cualquier PC conectada a internet. Sin embargo, es necesario contar con la reglamentación de este procedimiento, para contar con las normas que permitan orientar, ordenar y homogenizar las acciones relacionadas con la gestión documentaria en las dependencias del Gobierno Regional Moquegua; a cuyo efecto la Oficina de Cómputo e Informática ha remitido el proyecto de reglamento que se tiene a la vista. Documento que fue puesto en debate, llegando a acordar lo siguiente:

PRIMERO 1°: APROBAR el Reglamento de Gestión Documentaria del Gobierno Regional Moquegua, con tres títulos, 31 artículos y dos Disposiciones Complementarias y Transitorias; contribuyendo con el proceso de modernización de los procedimientos en Gobierno Regional.

Siendo las doce con treinta minutos, se dio por finalizada la reunión del Directorio de Gerentes Regionales del Gobierno Regional de Moquegua, procediendo a dar lectura de la presente Acta, no habiendo observación alguna se aprobó por unanimidad; por lo que en señal de conformidad proceden a firmarla.

Be Fg REGIONAL MQQUEGUA

PRESIDENTE REGIONAL

EJO

DIRECTOR REGIONAL DEADMMISTRACIÓN |

ING. CESAR FER 2 CARI GERENTE RE! Te FUNGI MESISUESTA, Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL

REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTARIA DEL GOBIERNO REGIONAL MOQUEGUA TITULO 1 GENERALIDADES

Artículo 1°.- De la Finalidad El presente Reglamento tiene por finalidad Orientar, ordenar y homogenizar las acciones relacionadas con la gestión documentaria en las dependencias del Gobierno Regional MOQUEGUA.

Artículo 2°.- De la Base Legal

Constituye Base Legal del presente Reglamento la Ley N° 27444, Nueva Ley de Procedimiento Administrativo General; el TUO de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 072-2003-PCM.

rtículo 3°.- Del alcance as normas establecidas en el presente Reglamento son de aplicación y observancia obligatoria de todas las dependencias que conforman el Gobierno Regional MOQUEGUA.

wo Artículo 4”.- De las Definiciones Entiéndase para fines del presente Reglamento: 4.1. "Gestión Documentaria", es un proceso que permite la administración del flujo de documentos para obtener una acción o acto administrativo que conlleve al beneficio de una persona natural o jurídica o de la propia organización.

La Gestión Documentaria utiliza normas técnicas y prácticas, procedimientos validados y la tecnología de la información para constituir una herramienta de gestión y de transparencia pública. Comprende las siguientes fases:

• Larecepción.

• Elregistro.

• Ladclasificación.

• Laderivacién o Trámite Documentario

• Laatención.

• Elarchivamiento.

Entidad, conforme a Ley, es toda institución pública cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y sectoriales, por tanto se consideran sujetas a las normas comunes de derecho público, salvo mandato expreso de una Ley que las refiera de otro régimen. El ámbito de la entidad denominada "Gobierno Regional Moquegua", involucra a todas las dependencias que en conjunto forman la categoría presupuestal denominada "PLIEGO".

Dependencia, es la principal y mayor división organizacional dentro de una entidad. Tiene facultad para actuar mediante potestades administrativas o sectoriales. Puede tener 0 no una categoría presupuestaria.

Unidad Orgánica, es el elemento básico de toda organización reconocida estructuralmente. El conjunto de unidades orgánicas conforman la denominada "Dependencia". Para los fines de la presente Directiva, se incluye como "Unidad Orgánica" a Comisiones de Trabajo constituida por la autoridad de la entidad o dependencia.

El proceso de la Gestión Documentaria se efectúa de manera exclusiva y vinculante en todas las dependencias del Gobierno Regional Moquegua, mediante el Sistema Informático cuyas siglas es: "SisGeDo"

4.5. Documento Interno, es todo documento formulado y suscrito por un trabajador de una unidad orgánica

es tramitado al interior de una entidad, respetando los niveles jerárquicos al interior de su

at ndencia. Para que un documento interno sea tramitado entre dependencias debe ser suscrito por el

' representante de la dependencia, salvo disposición contraria de la autoridad regional, nacional o jurisdiccional.

4.6. Documento Externo, es todo documento presentado por una persona natural o jurídica ante la entidad, a través del Área de Trámite Documentario o la que haga de su vez.

Artículo 5°.- Del Sistema Informático de Gestión

Cuando en este Reglamento se menciona "Sistema", se entenderá como “Sistema” al Sistema Informático de Gestión Documentaría, cuyas siglas son "SisGeDo"; en tanto la palabra "Ley" refiere a la Ley N° 27444; Nueva Ley de Procedimiento Administrativo General; y la palabra "Expediente", se refiere al número generado por el SisGeDo al registrar un documento en primera oportunidad.

TITULO II NORMAS ESPECÍFICAS

CAPITULO |

RECEPCION DE EXPEDIENTES

Artículo 6°.- De la recepción de Expedientes

aa dependencia recibe, sin excepción alguna y con las consideraciones previstas por la Ley, todo documento @kterno presentado en Trámite Documentario o las que haga de su vez, durante la jornada de 07 horas con 45 Phinutos a 15 horas con treinta minutos, en cuya copia Trámite Documentario estampará un sello rectangular donde se consigne lo siguiente: Entidad, Dependencia, N° de Expediente (generado por el SisGeDo), Folios, Fecha

” y Firma. Teniendo como diseño:

Gobierno Regional Moquegua Dirección Regional de Agricultura O Folios: Fecha: FÁEIMAS casonacnrenoronconernononoc rro cnn ene encore

tículo 7°.- De la Recepción Interna

Enzél caso de un documento interno, la unidad orgánica de destino, a través de cualquiera de sus trabajadores y e) ecesariamente por la Secretaria (0), está obligado a recibir el documento, sin excepción alguna y con las Cóhsideraciones previstas por la Ley. La recepción se efectúa en el Sistema, dejando de lado el sellado en la copia o fotocopia del documento, tampoco en cuaderno de cargo o equivalente.

Artículo 8°.- de la Constancia de Recepción Ante la necesidad de contar con una constancia de recepción de un documento, basta con imprimir el formato que aparece en el Sistema, impresión que es válida para todo fin que sea requerida.

CAPITULO II REGISTRO DE EXPEDIENTES

Artículo 9°.- Del Registro de Expedientes

El documento externo que es recepcionado en Trámite Documentario necesariamente debe ser registrado en el Sistema, consecuencia de ello se obtendrá un Número de Registro, el mismo que se denominará "Número de Expediente".

Artículo 10”.- Del Número del Expediente El Número de Expediente debe ser anotado en la copia del documento externo alcanzado por Tramite

el momento mismo de su recepción. Cualquier acción contraria implica

Documentario o la que haga su vez en umentario es pasible de sanción.

una deficiencia de trámite y por tanto el trabajador del Área de Trámite Doc

Artículo 11°.- Registro de documentos internos En el caso de un documento interno, su registro se efectúa en la Unidad Orgánica de origen y es realizado por el

trabajador que proyectó el documento. Esta acción de registro se efectúa luego que el documento haya sido firmado por el Directivo O Funcionario de la Unidad Orgánica. Adicional al número de expediente, el Sistema genera el denominado "Numero de Documento", registro que permite la identificación "personalizada" de todos los desplazamientos que deba seguir el documento, pero dentro del marco del "expediente".

Artículo 12°.- Identificación del documento El documento se identifica por el UNICO registro del sistema que es el "Numero de Expediente”, el mismo que es válido en todas las fases de la gestión documentaria, incluso hasta después de archivado.

ículo 13°.- Datos para registrar documento externo datos básicos para registrar un documento externo en el Sistema son: nombre de la persona (natural o

ídica), nombre de la persona que firma el documento, cargo del solicitante; tipo de documento (oficio, carta, Solicitud, etc), número de folios, asunto o sumilla, referencia (si lo hubiere).

sw Artículo 14°.- Datos para registro del documento interno Los datos básicos para registrar un documento interno en el Sistema son: número de expediente (quién da

origen al documento y según corresponda), tipo de documento, número de folios, asunto o sumilla, referencia si lo hubiere).

CAPITULO Ill

CLASIFICACION DE EXPEDIENTES

Artículo 15°.- Clasificación del documento externo

Ki documento externo es clasificado por personal especializado, en función al contenido del documento, para tal "efecto se reconoce las siguientes categorías de clasificación: de trámite regular, de trámite clasificado con lencio positivo, de trámite clasificado con silencio negativo, de trámite clasificado automático. Esta acción puede ser ejecutada por Trámite Documentario siempre y cuando tenga el perfil para desempeñar dicha función y cuente con la acreditación desde la Secretaria General de la Entidad.

culo 16°.- Documento clasificado de trámite regular “documento clasificado de “trámite regular" aquel que no está incluido como requisito o parte de un

dimiento previsto en el TUPA institucional.

RY

ículo 17°.- Documento clasificado con silencio administrativo Los documentos clasificados con "silencio positivo”, "silencio negativo" y "automático", son aquellos que constituyen un requisito O forman parte de un procedimiento previsto en el TUPA institucional.

CAPITULO IV

DERIVACIÓN DE EXPEDIENTES

Artículo 18°.- Trámite documentario A las derivaciones de un documento se denomina: Trámite Documentario, y sobre esta acción el administrado

tiene derecho a conocer mediante el Sistema.

Artículo 19°.- Derivación de un documento Las derivaciones de un documento se efectúa a través del Sistema, en los siguientes casos: entre dependencias,

entre unidades orgánicas, entre una dependencia y una unidad orgánica, entre trabajadores.

Artículo 20°.- Derivación de documento interno La derivación de una dependencia a otra, es el medio más cotidiano para tramitar documentos internos al

E 7" oF = = Pa oe

| interior de la entidad. Se realiza a través de sus respectivas Áreas de Trámite Documentario.

. La derivación de una unidad orgánica a otra, se presenta al interior de una dependencia y tiene el carácter de tramitación "sin destinatario”, es decir que un documento aun estando dirigido al Director de una unidad orgánica, su recepción deberá efectuarlo cualquier trabajador de la unidad orgánica de destino.

Artículo 21°.- Derivación de una dependencia a una unidad orgánica La derivación de una dependencia a una unidad orgánica, se presenta cuando en cumplimiento a una norma nacional, una dependencia debe alcanzar información especializada a una unidad orgánica de otra dependencia.

Artículo 22°.- Derivación entre trabajadores La derivación entre trabajadores, se presenta al interior de una unidad orgánica cuando exista la necesidad de

complementar el trámite de dicho documento. CAPITULO V

ATENCION DE EXPEDIENTES

Artículo 23°.- Atención de documentos Todo documento que ingresa a la entidad DEBE merecer su atención bajo cualquier forma y modalidad de

respuesta en el plazo establecido por la Ley.

Artículo 24°.- Regulación del sistema

El Sistema regula tanto el tiempo para que un documento sea recibido en una unidad orgánica, como para ser atendido por la misma; es decir, hay un tiempo pre establecido entre la fecha de derivación lógica por parte de la unidad orgánica de origen y la recepción física por la unidad orgánica de destino. Incumplir el plazo de remisión o de recepción del documento de manera física conlleva al bloqueo del sistema en todas las PC de la Unidad Orgánica, tanto la de origen como la destino.

CAPITULO VI

ARCHIVAMIENTO DE EXPEDIENTES

Artículo 25°.- Creación de un archivo lógico La creación de un archivo lógico se efectúa para crear concordancia entre el alojamiento físico del documento,

que puede ser en un archivador de palanca, y su ubicación lógica en el Sistema.

culo 26°.- Competencia para creación de archivo lógico or ación de un archivo lógico es competencia del trabajador dedicado a asuntos de apoyo administrativo 0 Asrétarial en la unidad orgánica. El Sistema también permite la creación de un archivo lógico a nivel personal, el

o que es creado por el propio trabajador. TITULO II

RESPONSABILIDADES EN EL USO DEL SISTEMA

Artículo 27°.- Reserva de contraseña Todo trabajador está obligado a mantener en reserva su contraseña de acceso al Sistema, lo contrario es de su

entera responsabilidad administrativa, y de ser el caso, civil y penal.

Artículo 28°.- Acceso a la información El trabajador que sea consultado por un administrado sobre el estado de gestión de su documento, está

obligado a proporcionarla, bajo el principio de acceso a la información pública.

Artículo 29°.- Del Supervisor del Sistema Cada dependencia tiene un Supervisor del Sistema quien tiene la facultad de crear unidades orgánicas y usuarios; a éstos últimos otorga permisos y contraseñas, a solicitud expresa del jefe inmediato del trabajador.

Artículo 30°.- Del Administrador del Sistema P La entidad tiene un administrador del Sistema quien tiene la facultad de crear entidades, dependencias y

supervisores; así como brindar mantenimiento al catálogo del Sistema.

Artículo 31°.- Obligación del trabajador desplazado Cuando un trabajador es desplazado de una unidad orgánica a otra, está obligado, de manera formal, a dar cuenta de dicha acción al supervisor del Sistema, a fin de reubicarlo a su nueva unidad orgánica, para ello es

indispensable que en su entrega de cargo el trabajador manifieste no tener ningún documento en proceso. DISPOSICIONES FINALES, COMPLEMENTARIAS Y TRANSITORIAS PRIMERA.- La creación de un usuario, el mantenimiento, y la desactivación se efectúa a petición expresa del Jefe

del trabajador, lo contrario asume responsabilidad tanto el trabajador como su jefe inmediato, por no haber comunicado oportunamente.

GUANDA.- La capacitación del Sistema se efectúa según tipo de usuario:

La capacitación gerencial, dirigido a funcionarios y directivos de la Entidad, busca sensibilizarlos para que

participen proactivamente en el buen uso del Sistema, dentro del contexto de "proyecto de cambio";

b) La capacitación al trabajador informático, involucra al administrador y supervisores del Sistema, para que administren el Sistema de manera eficaz y eficiente;

Capacitación al trabajador de Trámite Documentario, incluye a todos los trabajadores que laboran en la

recepción de documentos externos;

Capacitación al trabajador operativo, son todos los trabajadores no comprendidos en los anteriores

acápites, y que utilizan el Sistema fundamentalmente para registrar, recepcionar y derivar documentos.

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