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DR-008-2021 Regional Decree Cusco In force

Decreto Regional N.° DR.008.2021

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4 CUSCO GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO. “”

DECRETO REGIONAL *»N0 008 -2021-GR CUSCO/GR

Cusco, (4 JUN. 2021 EL GOBERNADOR REGIONAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO;

VISTO: El Informe N° 067-2021-GR CUSCO/GRPPM-SGMTI, Informe N° 007- 2021-GR CUSCO/GRPPM-SGMTI-YOR e Informe N° 004-2021-GR CUSCO/GRPPMSGMTI-YOR de la Subgerencia de Modernización y Tecnología de la Información e Informe N° 219-2021-GR CUSCO/ORAJ de la Oficina Regional de Asesoría Jurídica del Gobierno Regional de Cusco;

CONSIDERANDO:

Que, conforme el artículo 1910 de la Constitución Política del Estado, modificado por Ley N° 30305, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2° y 30 de la Ley N° 27867 Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, modificada por Ley N° 27902, se tiene que los Gobiernos Regionales emanan de la voluntad popular, son personas jurídicas de Derecho Público, con autonomía política, económica y administrativa en asuntos de su competencia;

Que, mediante Informe N* 067-2021-GR CUSCO/GRPPM-SGMTI de fecha 16 de marzo 2021, el Subgerente de Modernización y Tecnología de la Información hace suyo el Informe N° 007-2021-GR CUSCO/GRPPM-SGMTI-YOR de fecha 04 de marzo 2021, emitido por la Especialista en Racionalización de la Subgerencia de Desarrollo Institucional, quien emite opinión favorable para la aprobación del Manual de Operaciones - MOP del Archivo Regional de Cusco, por lo que, solicite la aprobación del mismo;

La Él S

Gerencia Rafional

Que, los informes técnico precedentemente citados del Nuevo Manual de Operaciones - MOP del Archivo Regional de Cusco, sustentan la propuesta de aprobación del Manual de Operaciones - MOP del Archivo Regional de Cusco, para efecto de reemplazar el Reglamento de Organización y Funciones vigente desde el año 2000 aprobado por Resolución Ejecutiva Presidencial N° 307-2000-CTAR-CUSCO-PE, de fecha 25 de agosto 2000; Manual de Operaciones que corresponde a los órganos desconcentrados, en adecuación a los lineamientos y pautas establecidos en los artículos 53%, 54% y 55° del Decreto Supremo N° 131-2018-PCM, que modifica los Lineamientos de Organización del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N° 054-2018-PCM;

Que, el artículo 100 de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales N° 27867, modificada por la Ley N° 27902, establece en el numeral 1, literal c) que, son competencias exclusivas de los Gobiernos Regionales formular y aprobar su organización interna y su presupuesto institucional conforme a la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y las Leyes Anuales de Presupuesto;

Que, la Ordenanza Regional N° 176-2020-CR/GRC CUSCO, de fecha 22 de setiembre 2020 y publicada en el Diario Oficial aprueba el Reglamento de Organización y Funciones - ROF del Gobierno Regional de Cusco, instrumento de gestión que establece en el artículo 195°, que: “El Archivo Regional de Cusco, es un órgano desconcentrado de tercer nivel organizacional, responsable de velar por la conservación, defensa, incremento, organización, administración y servicio del patrimonio documental regional, dirigiendo, normando, ejecutando, asesorando, supervisando y sancionando los archivos de la Administración Pública del ámbito departamental”;

GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO ~ a

Que, el Decreto Supremo N° 054-2018-PCM aprueba los Lineamientos de Organización del Estado, cuyo objeto es regular los principios, criterios y reglas que definen el diseño, estructura, organización y funcionamiento de las entidades del Estado en observancia al artículo 53° de su modificatoria aprobado por el Decreto Supremo N* 131-2018-PCM que establece que el Manual de Operaciones - MOP es el documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza: a) La estructura funcional de los programas y los proyectos especiales, b) La estructura orgánica al interior de los órganos desconcentrados, cuando corresponda y c) La estructura orgánica al interior de los órganos académicos, cuando corresponda. Para tal efecto las entidades de! Estado, conforme a su tipo, competencias y funciones, se organizan de la mejor manera a fin de responder a las necesidades públicas, en beneficio de la ciudadanía;

Que, el artículo 54° del Decreto Supremo N° 131-2018, que modifica el Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, establece la estructura del Manual de Operaciones - MOP, el cual debe contener títulos, capítulos y artículos teniendo en cuenta los rubros y metodología que se detallan a continuación: a. Título Primero de las Disposiciones Generales en este título se desarrolla:1, Finalidad, 2. Naturaleza Jurídica, 3. Entidad a la que pertenece, 4. Funciones generales, 5. Base Legal (se refiere a su norma de creación y la normativa sustantiva complementaria aplicable), b. Título Segundo de la Estructura en este título se desarrolla la estructura, indicando los tipos de unidades de organización que la componen, sus funciones y la interrelación interna y externa de estos, ¢. Título Tercero: Procesos descripción de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, debiendo señalar la unidad responsable de cada proceso y las relaciones de coordinación o articulación internas y externas y d. Anexo el Organigrama que refleje la estructura;

Que, en mérito al artículo 55° del Decreto Supremo N° 131-2018, que modifica el Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, se procede a emitir el Informe N° 007-2021- GR CUSCO/GRPPM-SGMTI-YOR de fecha 04 de marzo 2021 y el Informe N° 004-2021- GR CUSCO/GRPPM-SGMTI-YOR de fecha 15 de febrero 2021, por parte de la Subgerencia de Modernización y Tecnología de la Información de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, sustentando y justificando la estructura y los mecanismos de control y coordinación establecidos en el Manual de Operaciones - MOP del Archivo Regional de Cusco; que supone principalmente la actualización del Documento Técnico Normativo de Gestión Organizacional, en el marco del nuevo ROF del Gobierno Regional de Cusco, que formaliza la estructura orgánica al Interior de los órganos desconcentrados, definiendo sus procesos estratégicos y de soporte en el marco de la modernización de la Gestión Pública, optimizando los mecanismos de control y coordinación;

Que, las funciones sustantivas asignadas en el presente MOP, se encuentran dentro de las acciones que desarrolla la entidad para cumplir con su misión, objetivos institucionales y metas de gestión, en aplicación del marco legal institucional vigente, por lo que la aprobación del “Manual de Operaciones - MOP del Archivo Regional de Cusco, se emite en cumplimiento de lo dispuesto por el numeral 55.2, del artículo 55% del Decreto Supremo N° 131-2018, que modifica el Decreto Supremo N° 054-2018- PCM, documento que debe ser aprobado mediante Decreto Regional;

Que, con Informe N° 219-2021-GR CUSCO/ORAJ la Oficina Regional de Asesoría Jurídica del Gobierno Regional de Cusco, opina que procede la aprobación del Manual de Operaciones - MOP del Archivo Regional de Cusco, por encontrarse dentro de las acciones que desarrolla la entidad para cumplir con su misión, objetivos institucionales y metas de gestión, en aplicación del marco legal institucional vigente;

Con las visaciones de la Oficina Regional de Asesoría Juridica, fa Gerencia General Regional, General Regional de Administración, Gerencia Regional de Gestión de Proyectos, Gerencia Regional! de Recursos Naturales y Medio Ambiente, Gerencia

1 CUSCO GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO. “

Regional de Desarrollo Social, Gerencia Regional de Desarrollo Económico y Gerencia Regional de Planeamiento Presupuesto y Modernización del Gobierno Regional de Cusco;

En observancia a las atribuciones conferidas por la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, el Gobernador Regional de! Gobierno Regional de Cusco;

DECRETA: 4 Dy ARTÍCULO PRIMERO. - APROBAR, el Manual de Operaciones - MOP del fe ¡00 9) ña \ Archivo Regional de Cusco, el mismo que consta de tres (03) títulos, veinticuatro (24) cs] artículos, una Única disposición complementaria y 02 anexos, en mérito a los

fundamentos expuestos en la parte considerativa del presente Decreto Regional.

ARTÍCULO SEGUNDO. - DEJAR SIN EFECTO, la Resolución Ejecutiva Presidencial N° 307-2000-CTAR-CUSCO-PE de fecha 25 de agosto 2000, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo Regional de Cusco.

ARTÍCULO TERCERO.- DISPONER, la publicación del presente Decreto Regional conforme establece la norma.

ARTÍCULO QUINTO.- TRANSCRIBIR, el presente Decreto Regional a todas las dependencias involucradas y a los órganos técnicos y administrativos del Gobierno Regional de Cusco.

REGISTRESE, COMUNIQUESE,

GOSERNADOR “REGIONAL

CUus@BAN PAUL BENAVENTE GARCÍA GOB REGIONAL GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO

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a |

GOBIERNO REGIONAL

CUSCO

MANUAL DE OPERACIONES - MOP

ARCHIVO REGIONAL DE CUSCO

ÍNDICE

PAG. | TÍTULO PRIMERO | DISPOSICIONES GENERALES A CAPÍTULO | FINALIDAD, NATURALEZA JURIDICA Y 03 | O ___ ENDIDAD A LA QUE PERTENECE a | CTC FINALIDAD, 03.) NATURALEZA JURIDICA — 03.1) A ENTIDAD A LA QUE PERTENECE _ 03! CAPITULOIl FUNCIONES GENERALES Y BASE LEGAL 03 | FUNCIONES GENERALES 03. , SE LEGAL a _ 04 | TÍTULO SEGUNDO LA ESTRUCTURA FUNCIONAL 061 = “DELAESTRUCTURA 06. CAPÍTULO IIl UNIDAD DE DIRECCIÓN 07.0 —... DIRECCIÓN EJECUTIVA o7 CAPÍTULO IV UNIDAD CONSULTIVA — os | COMISION TECNICA REGIONAL DE ARCHIVOS 08 a ... DOCUMENTALES CAPÍTULO V UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN INTERNA e —. UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN _.. _ i CAPÍTULO VI UNIDADES DE LINEA DIRECCIÓN DE ARCHIVO HISTÓRICO Y DE CONSERVACIÓN DIRECCIÓN DE ARCHIVO INTERMEDIO Y 11 |. NOTARIAL TÍTULO TERCERO DE LOS PROCESOS 12 CAPÍTULO VII DE LA CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS — 12 7 | PROCESOS — CLASIFICACION DE LOS PROCESOS 12 . DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS. 143.

PE.01 GESTIÓN DE DIRECCIONAMIENTO 13 INSTITUCIONAL o PROCESOS MISIONALES U OPERATIVOS 14 PM.01 GESTIÓN DE ARCHIVO HISTORICO Y 14 DE CONSERVACIÓN PM.02. GESTION DE ARCHIVO INTERMEDIO 15 Y NOTARIAL

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE PA.01 GESTION ADMINISTRATIVA.

RELACIONES DE COORDINACIÓN O ARTICULACIÓN CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS ANEXOS

ANEXO 01: MAPA DE PROCESOS _ ANEXO 02: ORGANIGRAMA _

TÍTULO PRIMERO : DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I 3 FINALIDAD, NATURALEZA JURIDICA Y ENTIDAD A LA QUE PERTENECE.

Artículo 1°.- FINALIDAD

El Archivo Regional de Cusco, tiene como finalidad la defensa, conservación, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región, en el cumplimiento de la política del Sistema Nacional de Archivo y las políticas Regionales en materia archivísticas

Artículo 2°.- NATURALEZA JURIDICA.

El Archivo Regional de Cusco, es un Órgano desconcentrado de tercer nivel organizacional, responsable de velar por la conservación, defensa, incremento, organización, administración y servicio del Patrimonio documental regional, dirigiendo, normando, ejecutando, asesorando, supervisando y sancionando los archivos de la Administración Pública del ámbito Departamental. Su Sigla es ARC.

Artículo 3”.- ENTIDAD A LA QUE PERTENECE.

El Archivo Regional de Cusco, es un órgano desconcentrado de la Gerencia Regional de Desarrollo Social del Gobierno Regional de Cusco, de quien depende jerárquica y administrativamente y en el aspecto normativo y técnico, dependerá del Archivo General de la Nación, que es el Ente Rector del Sistema Nacional de Archivos.

CAPÍTULO II : FUNCIONES GENERALES Y BASE LEGAL.

Artículo 4°.- FUNCIONES GENERALES. El Archivo Regional de Cusco, es responsable de velar por la conservación, defensa, incremento, organización, administración y servicio del patrimonio documental regional, dirigiendo, normando, ejecutando, asesorando, supervisando y sancionando los archivos de la Administración Pública del ámbito departamental.

Tiene las siguientes funciones generales:

a) Planificar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar las políticas, actividades archivisticas y el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos en la jurisdicción regional.

b) Cumplir y hacer cumplir las normas en materia de archivos sobre la producción administrativa y eliminación de documentos en la Administración Pública a nivel regional.

c) Supervisar y dar seguimiento a la aplicación de la normatividad de los procesos técnicos del Sistema Nacional de Archivos en la Región

d) Identificar, inventariar, inscribir, registrar, investigar, proteger, conservar, difundir

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e) Calificar, acopiar, conservar, organizar, describir y servir la documentación histórica con valor permanente y trascendente, documentación proveniente de la administración pública regional y privada, con sujeción a la legislación sobre la materia

f) Proponer las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la Nación y efectuar los servicios de restauración y reprografía de documentos a nivel regional

  1. Promover, apoyar y coordinar la capacitación especializada científica y técnica al personal de Archivos de su jurisdicción y competencia.

h) Brindar consultas, expedir copias y certificaciones de los fondos documentales que custodia.

i) Brindar un eficiente servicio de información archivistica a la investigación científica y cultural de la jurisdicción regional y nacional.

Jj) Supervisar y proteger el Patrimonio Documental Archivistico en su ámbito territorial regional

k) Identificar, acopiar, custodiar, proteger, organizar, describir y servir la documentación y archivos provenientes de las notarías bajo su competencia.

l) Velar por la defensa y conservación del Patrimonio Documental en custodia y recibir transferencia de la documentación proveniente del sector público nacional y notariales, con sujeción a la legislación sobre la materia

m) Efectuar los servicios de restauración y reprografía de los documentos que custodia.

n) Establecer mecanismos de seguridad contra contingencias y riesgos de la documentación en custodia

  1. Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia Regional de Desarrollo Social del Gobierno Regional de Cusco en el marco de su competencia.

Artículo 5”.- DE LAS INTERRELACIONES DEL ARCHIVO REGIONAL DE CUSCO.

  • De Jerarquía: Posee dependencia jerárquica con la Gerencia Regional de Desarrollo Social a quien facilitará información y realizará la rendición de cuentas sobre las actividades de su gestión y resultados obtenidos. Mantiene relaciones Técnico Normativa con el Archivo General de la Nación

  • De autoridad: Ejerce autoridad sobre el personal asignado al Archivo Regional de Cusco.

= De Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones mantiene relaciones de coordinación con los diferentes órganos del Gobierno Regional de Cusco, así com con las entidades nacionales, regionales y locales relacionadas al ámbito de sis competencia.

  • De Financiamiento: Depende de la Sede Central del Gobierno Regional de Cusco, en los recursos financieros asignados en el Presupuesto Institucional de Apertura y/o Presupuesto Institucional Modificado.

Artículo 6°.- BASE LEGAL. El presente Manual de Operaciones, tiene como sustento la siguiente base legal.

Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e incremento del Patrimonio Documental.

Decreto Supremo N” 013-90-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Archivo General de la Nación

Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos

Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado

Ley N° 27680, Ley de Reforma de la Constitución, Capitulo XIV, Titulo IV, Artículos 190 y 191, sobre Descentralización.

Ley N° 27783, Ley de Bases de Descentralización.

Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, su modificatoria LEY N° 27902 y otras modificatorias.

Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.

Ley N° 29565, Ley de creación del Ministerio de Cultura.

Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos.

Decreto Supremo N” 011-2006-ED, Reglamento de la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.

Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, Aprueba los Lineamientos de Organización del Estado.

Decreto Supremo N° 131-2018-PCM, modifica los Lineamientos de Organización del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N° 054-2018-PCM.

Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 — Ley del Procedimiento Administrativo General.

Resolución Jefatural N° 014-2016-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 01-2016- AGN/AGN/J, y la Directiva N° 001-2002-AGN/CP, sobre prestación de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivistico y Consultoría

Resolución Directoral N° 001-2019-AGN/J-DC, Aprueba la Directiva para los servicios de la Dirección de Conservación del Archivo General de la Nación. Resolución Directoral N° 002-2019-AGN/J-DC, Aprueba los Lineamientos para la Digitalización del Patrimonio Documental, archivístico del Archivo General de la Nación.

Resolución Jefatural N° 023-2019-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 003-2019- AGN/ DDPA, “Guía Técnica Archivística para Gobiernos Regionales y Locales”. Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 005-2019- AGN/DDPA, “Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector público”.

Resolución Jefatural N° 027-2019-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 007-2019- AGN/DDPA, "Directiva Para la Supervisión en Archivos de las Entidades . Públicas”. ; Resolución Jefatural N° 029-2019-AGN/J, modifica Directiva N° 001-2018- AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Publico”.

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG, Aprueba la Directiva N° 009-2019- AGN/DDPA, “Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Publica" / Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, Aprueba la Directiva N° 010-201 AGN/DDPA, "Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en | Entidad Pública"

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Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 011-2019- AGN/DDPA, “Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”, Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 012-2019- AGN/DDPA, “Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”. Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 001-2019- AGN/DC, “Norma para la Conservación de Documentos Archivisticos en la Entidad Pública”.

Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 01-2020- AGN/DDPA, “Norma para Servicios archivísticos en la Entidad Pública” Resolución Jefatural N° 014-2016-AGN/J, Aprueba la Directiva N° 01-2016- AGN/AGN/J, y la Directiva N° 001-2002-AGN/CP, sobre prestación de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivistico y Consultoría.

Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 002-2020-PCM/SGP, Aprueban los Lineamientos N° 01-2020-SGP, denominada “Funciones Estandarizadas en el Marco de los Sistemas Administrativos”.

Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 005-2020-PCM/SGP, Aprueban los Lineamientos N° 02-2020-SGP, establecen “Orientaciones sobre el Reglamento de Organización y Funciones ROF y el Manual de Operaciones - MOP”.

Ordenanza Regional N° 176-2020-CR/GR CUSCO, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Cusco.

Resolución Gerencial General Regional N° 406-2020-GR CUSCO/GGR que aprueba los lineamientos para la Formulación y/ Actualización del Manual de Operaciones — MOP, para los Órganos Desconcentrados del Gobierno Regional de Cusco.

TÍTULO SEGUNDO : LAESTRUCTURA FUNCIONAL

Ículo 7°.- DE LA ESTRUCTURA

El Archivo Regional de Cusco, para el cumplimiento de sus fines, competencias y

fun

ciones cuenta con la estructura funcional siguiente:

  1. Unidad de Dirección 01.1. Dirección Ejecutiva

  2. Unidad Consultiva. 02.1 Comisión Técnica Regional de Archivos.

  3. Unidad de Administración Interna. 03.1 Unidad de Administración

  4. Unidades de Línea. 04.1 Dirección de Archivo Histórico y de Conservación 04.2 Dirección de Archivo intermedio y Notarial.

CAPÍTULO II : UNIDAD DE DIRECCION.

Artículo 8°.- DIRECCIÓN EJECUTIVA

La Dirección Ejecutiva, es la unidad ejecutiva de máximo nivel jerárquico del Archivo Regional de Cusco, responsable del planeamiento, organización, dirección, coordinación, supervisión, ejecución, control y evaluación de las actividades, para cumplir con los objetivos institucionales trazados. Su sigla es DE.

Artículo 9°.- FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA

La Unidad de Dirección del Archivo Regional de Cusco, tienen las siguientes funciones:

a) Dirigir, aprobar, supervisar y evaluar políticas institucionales, planes, presupuesto y normas que correspondan al Archivo Regional de Cusco.

b) Planificar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar la marcha institucional y ejercer su representación

c) Administrar y supervisar las actividades relacionadas a los sistemas administrativos de personal, contabilidad, tesorería y abastecimientos en concordancia a la normatividad vigente.

d) Dirigir, supervisar y evaluar el acopio, clasificación, ordenamiento y descripción, así como el servicio de los documentos públicos y colecciones privadas que custodia el Archivo Regional de Cusco

e) Impulsar la capacitación e investigación archivística dirigida a las instituciones públicas y privadas del ámbito regional.

f) Proponer programas de exposición de documentos históricos en el marco de las políticas de difusión del patrimonio documental

g) Validar y firmar copias y certificaciones de los fondos documentales que custodia el Archivo Regional de Cusco

h) Emitir Resoluciones Directorales en asuntos propios de su competencia

i) Presidir la Comisión Técnica de Archivos de su jurisdicción.

j) Promover, proponer, monitorear e informar sobre la celebración de convenios interinstitucionales, públicas o privadas de cooperación técnica y económica, en el marco de las competencias del Archivo Regional de Cusco."

k) Ejecutar los acuerdos del Comité Técnico Regional para la eliminación de documentos innecesarios del sector Público y de las Entidades del Sector Privado en las que el estado tenga capital accionario, así como de aquellas entidades privadas que suscriban convenios de adhesión con el Archivo Regional de Cusco.

|) Proponer, modificar y aprobar directivas y otros instrumentos que fuera necesarios para la eficiente gestión de la institución.

m) Recepcionar Planes Anuales de Trabajo Archivisticos de las dependencias del nivel regional y los Informes Técnicos de Evaluación de Actividades ejecutadas.

n) Gestionar ante el Colegio de Notarios de Cusco y Madre de Dios la transferencia de los archivos notariales al Archivo Regional Cusco

o) Velar por el cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Archivos, implementar los procesos administrativos conducentes a la protección del Patrimonio Documental y Cultural regulados por norma expresa.

E

Pp) Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia Regional de Desarrollo Social del Gobierno Regional de Cusco en el marco de su competencia.

Artículo 10°.- DE LAS INTERRELACIONES DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA

  • De Jerarquía: Posee dependencia jerárquica con la Gerencia Regional de Desarrollo Social a quien facilitara información y realizara la rendición de cuentas sobre las actividades de su gestión y resultados obtenidos. Mantiene relación técnico normativo con el Archivo General de la Nación.

  • De Autoridad: Ejerce Autoridad sobre el personal asignado al Archivo Regional de Cusco.

= De Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones mantiene relaciones de coordinación con los diferentes órganos del Gobierno Regional de Cusco, así como con las entidades nacionales, regionales y locales relacionadas al ámbito de su competencia.

  • De Financiamiento: Depende de la Sede Central del Gobierno Regional de Cusco, los recursos Financieros asignados en el Presupuesto Institucional de Apertura y/o Presupuesto Institucional Modificado.

CAPÍTULO IV : UNIDAD CONSULTIVA

Artículo 11°.- COMISIÓN TÉCNICA REGIONAL DE ARCHIVOS DOCUMENTALES La Comisión Técnica Regional de Archivos Documentales, es el órgano consultivo interdisciplinario y de coordinación del Archivo Regional de Cusco, conformado por especialistas en materia archivística especializado, orientados a brindar asesoramiento, mediante opiniones en temas de especialidad referidos a la eliminación de documentos archivísticos y sobre salida temporal de documentos del Archivo Regional con fines de exposición o de restauración, conforme a la normatividad vigente sobre la materia, su funcionamiento se regirá por su Reglamento Interno, que definirá su conformación y sus funciones.

CAPÍTULO V : UNIDAD DE ADMINISTRACION INTERNA.

Artículo 12”.- UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN La Unidad de Administración es el Órgano de Apoyo del Archivo Regional de Cusco (+ responsable de desarrollar los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos d Planeamiento y Presupuesto Público, gestión de los recursos humanos, Contabilidad, Tesorería y Abastecimiento, Sistema de modernización de la Gestión Pública. Su sigla es UA.

ARTÍCULO 13°.- FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN (q SS La unidad de Administración tiene las siguientes funciones: J a) Planificar, organizar, dirigir, controlar y ejecutar lo dispuesto por el superior sobre los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos vinculados a la gestion de cursos humanos, abastecimiento, contabilidad, tesorería, Presupuesto y,

b) Supervisar la administración de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, así como del control y la actualización del margesí de los mismos.

c) Supervisar la ejecución del Plan de Desarrollo de las Personas — PDP del Archivo Regional de Cusco.

d) Proponer contratos y/o convenios relacionados a la adquisición de bienes, contratación de servicios y otros de su competencia.

e) Proponer, gestionar y ejecutar la disposición superior sobre actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes del Archivo Regional de Cusco.

f) Formular, proponer, evaluar, actualizar y/o emitir opinión técnica según corresponda sobre directivas, lineamientos, instructivos y otros instrumentos de gestión administrativa interna.

  1. Supervisar el control patrimonial y custodia de los activos y de los bienes en almacén.

h) Administrar los recursos financieros en concordancia con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional, así como informar oportuna y periódicamente a la Alta Dirección y a la Gerencia Regional de Desarrollo Social, sobre la situación financiera del Archivo Regional de Cusco.

i) Participar en coordinación con la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Modernización en las fases de programación y formulación del presupuesto institucional de la entidad, así como conducir la fase de ejecución.

j) Proponer políticas institucionales, planes, lineamientos, presupuestos y acciones de organización y modernización institucional del Archivo Regional de Cusco

k) Administrar y mantener actualizado en el ámbito de su competencia el Registro de Declaraciones Juradas del Personal del Archivo Regional dispuestos por la Contraloría General de la República, de conformidad con la normatividad vigente.

!) Supervisar y/o ejecutar acciones del Sistema de Administración documentaria, registro y archivo de documentos oficiales.

m) Emitir informes técnicos administrativos que le correspondan por norma expresa

n) Otras funciones que le sean asignadas por el director(a) Regional del Archivo Regional de Cusco, en el marco de sus competencias o aquellas que le corresponda por norma expresa.

Artículo 14°.- DE LAS INTERRELACIONES DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

  • De Jerarquía: Posee dependencia jerárquica y administrativa de la Dirección Ejecutiva del Archivo Regional de Cusco, responsable del cumplimiento de sus funciones y el logro de sus objetivos y metas. E

= De Autoridad: Ejerce Autoridad sobre el personal asignado a la Unidad de E

Administración del Archivo Regional de Cusco.

  • De Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones mantiene relaciones de coordinación con las Unidades Orgánicas del Archivo Regional de Cusco y con los diferentes órganos del Gobierno Regional de Cusco en materia de su competencia.

  • De Financiamiento: Depende de los recursos financieros asignados en el Presupuesto Institucional del Archivo Regional de Cusco.

CAPÍTULO VI : UNIDADES DE LINEA

Artículo 15”.- DIRECCIÓN DE ARCHIVO HISTÓRICO Y DE CONSERVACIÓN.

La Dirección de Archivo Histórico y de Conservación, es un órgano de línea del Archivo Regional de Cusco, responsable de la identificación, acopio, custodia, protección, organización, descripción, servicio, registro y promoción de la investigación y difusión del Patrimonio Documental Archivístico, así como encargada de la conservación, preservación digital y física, restauración, digitalización y reprografía del Patrimonio Documental Archivístico. Su sigla es DHC.

Artículo 16°.- FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO HISTÓRICO Y DE CONSERVACIÓN La Dirección de Archivo Histórico y de Conservación tiene las siguientes funciones:

a) Conducir y ejecutar el acopio, registro, catalogación, organización, custodia y puesta en servicio la documentación y archivos bajo su competencia

b) Identificar, evaluar y registrar los documentos integrantes del patrimonio documental de la Región en el ámbito de su competencia.

c) Realizar trabajos de transcripción paleográfica.

d) Brindar servicios de asistencia técnica de y asesoramiento Técnico a usuarios e investigadores.

e) Evaluar y aplicar los procesos técnicos de conservación, preservación y restauración de los documentos históricos del Archivo Regional de Cusco.

f) Brindar servicios de consulta, reproducción de fotocopias, impresión, digitalización, reprografía, etc., previo tratamiento de preservación documental.

  1. Organizar la biblioteca especializada, hemeroteca, fototeca, etc. para el servicio de investigadores dentro de la Entidad.

h) Promover la investigación vinculada al material documental archivistico en el ámbito de su competencia.

i) Conducir y ejecutar las acciones de conservación, preservación digital y física, restauración, digitalización y reprografía del patrimonio Documental Archivístico bajo custodia del Archivo Regional de Cusco.

j) Ejecutar y supervisar la digitalización del Patrimonio Documental Archivistico como medio de acceso libre para los ciudadanos a través del Portal Weby<610M%7 institucional, así como medio de preservación que garantice la seguridad di © soporte documental.

k) Asesorar a los órganos del Gobierno Regional de Cusco e instituciones privada en los procesos técnicos de conservación, preservación, restauración reprografía de fondos documentales.

  1. Emitir informe y opinión técnica en casos de la existencia de posible infracción a las normas del patrimonio documental en el marco de su competencia

m) Otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Ejecutiva del Archive Regional de Cusco en el marco de su competencia.

al a

Artículo 17°.- DE LAS INTERRELACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO HISTÓRICO Y DE CONSERVACIÓN

  • De Jerarquía: Posee dependencia jerárquica y administrativa de la Dirección Ejecutiva del Archivo Regional de Cusco, responsable del cumplimiento de sus funciones y el logro de sus objetivos y metas.

  • De Autoridad: Ejerce Autoridad sobre el personal asignado a la Dirección de Archivo Histórico y de Conservación, del Archivo Regional de Cusco.

  • De Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones mantiene relaciones de coordinación las Unidades Orgánicas del Archivo Regional de Cusco y con los diferentes órganos del Gobierno Regional de Cusco en materia de su competencia.

= De Financiamiento: Depende de los recursos financieros asignados en el Presupuesto Institucional del Archivo Regional de Cusco.

Artículo 18°.- DIRECCIÓN DE ARCHIVO INTERMEDIO Y NOTARIAL

La Dirección de Archivo Intermedio y Notarial, es un órgano de línea del Archivo Regional de Cusco, responsable del acopio, registro, organización, custodia y puesta en servicio de la documentación y archivos provenientes de las entidades del Sector Público o del Sistema Nacional de Archivos, cuyo ciclo de vida administrativa no ha concluido. Además, tiene a su cargo la identificación, acopio, custodia, protección, organización, descripción y servicio de la documentación y archivos provenientes de las Notarías cuyo titular pierde la capacidad de ejercer por causales previstas en la Ley del Notariado. Su sigla es DAIN.

Artículo 19°.- FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO INTERMEDIO Y NOTARIAL La Dirección de Archivo intermedio y Notarial tiene las siguientes funciones:

a) Cumplir y hacer cumplir las normas generales del Sistema Nacional de Archivos que son de obligatorio cumplimiento para todos los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional.

b) Desarrollar actividades para identificar, acopiar, custodiar, proteger, organizar, describir, valorar y servir la documentación y archivos Sector Público y Notariales bajo su competencia.

c) Asesorar, supervisar, y controlar la organización y funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema Regional de Archivos.

d) Acopiar, evaluar y sistematizar los fondos documentales a transferirse al Archivo: Regional provenientes del sector público y notarías

e) Formular y mantener actualizado el registro de archivos

f) Coordinar y ejecutar la eliminación de documentos declarados innecesarios de los archivos integrantes en el ámbito de la Región del Cusco.

  1. Proponer a la Comisión Técnica de Archivos la eliminación de fondos documentales declarados innecesarios, del sector público de la Región Cusco.

h) Transferir a la Dirección de Archivo Histórico y de Conservación los fondos documentales cuyo ciclo de vida ha concluido y adquirido valor permanente.

i) Brindar el servicio de asesoría archivística y Acceso a la documentación y archivos

le los fondos documentales que custodia.

j) Expedir testimonios, copias certificadas, copias simples, boletas, etc. de los documentos notariales y transcripción de documentos existentes en expedientes archivados y protocolizados.

k) Otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Ejecutiva del Archivo Regional de Cusco en el marco de su competencia.

Artículo 20°.- DE LAS INTERRELACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO INTERMEDIO Y NOTARIAL

  • De Jerarquía: Posee dependencia jerárquica y administrativa de la Dirección Ejecutiva, responsable del cumplimiento de sus funciones y el logro de sus objetivos y metas.

= De Autoridad: Ejerce Autoridad sobre el personal asignado a la Dirección de Archivo intermedio y Notarial del Archivo Regional de Cusco.

  • De Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones mantiene relaciones de coordinación las Unidades Orgánicas del Archivo Regional de Cusco. y con los diferentes órganos del Gobierno Regional de Cusco en materia de su competencia.

= De Financiamiento: Depende de los recursos financieros asignados en el Presupuesto Institucional del Archivo Regional de Cusco.

TÍTULO TERCERO : DELOS PROCESOS

CAPÍTULO VII : DE LA CLASIFICACION Y DESCRIPCION DE LOS PROCESOS

Artículo 21”.- PROCESOS DEL ARCHIVO REGIONAL DE CUSCO. Las acciones del Archivo Regional de Cusco, se llevan a cabo a través de un conjunto de Procesos Estratégicos, Procesos Misionales, Procesos Operativos y Procesos de Soporte o Apoyo, que se interrelacionan para lograr resultados en la conservación, defensa, incremento, organización, administración y servicio del patrimonio documental regional, en el marco de los objetivos institucionales y de las políticas del! 5 Sistema Nacional de Archivo y políticas Regionales en materia archivísticas, lo: cuales son concordantes con la prestación del servicio con calidad y atención altamente especializada bajo las necesidades y expectativas de los usuarios.

Artículo 22°.- CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS.

  1. Procesos Estratégicos. a) PE.01. Gestión de Direccionamiento Institucional.

  2. Procesos Misionales u Operativos a) PM.01. Gestión de Archivo Histórico y de Conservación. b) PM.02. Gestión de Archivo Intermedio y Notarial.

Artículo 23°.- DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

El Archivo Regional de Cusco, cuenta con un conjunto de Procesos Estratégicos, Procesos Misionales, Procesos Operativos y Procesos de Soporte o apoyo, los cuales son concordantes a los servicios o prestaciones que brinda en el marco de sus objetivos.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Los procesos estratégicos son aquellos relacionados con la Dirección, organización, planeamiento y estrategia del Archivo Regional de Cusco, que brindan orientación a los procesos misionales y de soporte, a fin de entregar resultados de calidad que coadyuven al logro de los objetivos institucionales.

Los procesos estratégicos se formulan, programan e implementan de acuerdo con la normativa y alineamiento a las Políticas del Archivo General de la Nación y lineamientos de los sistemas administrativos,

PE.01 GESTIÓN DE DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL. a) Descripción del Proceso

Proceso que comprende el conjunto de actividades que faciliten la gestión integral del Archivo Regional de Cusco, en concordancia con las políticas, de gestión, planes y lineamientos en el marco legal e institucional, así como de los documentos de gestión que sirven de guía para el desenvolvimiento eficaz y eficiente de los procesos institucionales y la gestión de los sistemas administrativos, orientados al logro de los objetivos institucionales.

b) Responsable del proceso. El proceso tiene como responsable a: Dirección Ejecutiva y Unidades Orgánicas del Archivo Regional de Cusco.

c) Salidas o productos. % Desarrollo de Instrumentos Estratégicos para la Gestión

Archivística:

= Plan Estratégico Institucional aprobado.

= Plan Operativo Institucional aprobado.

= Plan Anual de Trabajo aprobado.

= Proyectos de Directivas.

= Proyectos y Reglamentos.

= Proyectos de Manuales.

= Proyectos de Instructivos.

= Proyectos de Documentos de Gestión.

= es de seguimiento de la Gestión Institucional.

= Certificación de copias documentales.

= Resolución Directoral que otorga o modifica o deniega autorización para trámite ante el AGN. Ñ

= Plan de tratamiento de Riesgos de Desastres.

  • Evaluación de Plan de Desastres de Riegos.

0 y evaluación.

  • Seguimiento y Evaluación de la Gestión Institucional: = Informe de Seguimiento y Evaluación del Plan de Trabajo. Informe de Evaluación y Supervisión de las Políticas aplicadas en el ámbito Regional. = Informe de Seguimiento y Evaluación del P.E.1. Informe de Seguimiento y Evaluación del P.O.!.
  • Supervisión y Control Archivístico: = Informe de Supervisión y Evaluación de los Archivos Privados a petición. Informe de Supervisión sobre cumplimiento de la normatividad en las entidades Públicas del ámbito Regional.

PROCESOS MISIONALES U OPERATIVOS

Tiene por objetivo velar por la defensa, conservación, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región, y cumplir y hacer cumplir la política del Sistema Nacional de Archivo y las políticas Regionales en materia archivísticas y comprende los siguientes procesos:

PM.01 GESTIÓN DE ARCHIVO HISTÓRICO Y DE CONSERVACIÓN.

a) Descripción del Proceso Proceso que comprende actividades de servicios para fines de investigación, la ciencia y la cultura, así como para la conservación permanente y restauración de la documentación con valor histórico cultural de la Región Cusco.

Responsable del proceso. El proceso tiene como responsable a: Dirección de Archivo Histórico y de Conservación.

Salidas o productos.

  • Acopio de Documentos de Valor Permanente:
  • Material recibido revisado y confrontado

= Material con conformidad.

= Inventario de documentos de valor permanente.

*% Organización Documental: = Inventario de los fondos documentales.

Descripción de Documentos: = Inventario de fondos clasificados.

  • Inventario de fondos clasificados con la descripción de identificación

Selección Documental: = Identificación del tipo de documentación.

  • As án y colocación en el espacio físico correspondiente.
  • Conservación Documental:
  • Mantenimiento a la documentación.

  • Restauración de documentos dañados.

  • Mantener los documentos importantes en cajas especiales, libres de ácido,

  • Diagnóstico de los documentos.

  • Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentren en perfecto estado.
  • Servicios Archivisticos: = Atenciones de Reprografía de documentos archivisticos.
  • Localización de documentación de la documentación solicitada. ~ Atenciones de consultas de documentos archivisticos. = Atenciones de préstamos de documentos archivísticos.
  • Atenciones de Asesorías archivísticas a diversos clientes. = Informe de Asesorías efectuadas. = Atención de solicitudes de peritajes documentales.
  • Desarrollo de Instrumentos para la Gestión Archivística: = Plan Anual de Trabajo aprobado. = Informe de seguimiento de Plan Anual de trabajo.

PM.02 GESTIÓN DE ARCHIVO INTERMEDIO Y NOTARIAL.

a) Descripción del Proceso Proceso que comprende actividades relacionadas al acceso de servicio y manejo archivístico de los fondos documentales provenientes del Sector Público y Notariales del ámbito regional.

Responsable del proceso. El proceso tiene como responsable a: Dirección de Archivo Intermedio y Notarial.

Salidas o productos.

% Acopio de Documentos de Valor Permanente: = Material recibido revisado y confrontado.

  • Material con conformidad. = Inventario de documentos de valor permanente.

) * Organización Documental: dor = Inventario de los fondos documentales.

ES

ases o

% Descripción de Documentos: = Inventario de fondos clasificados.

  • Inventario de fondos clasificados con la descripción de identificación = Registro físico de las unidades archivables.
  • Selección Documental: = Identificación del tipo de documentación. = Asignación y colocación en el espacio físico correspondiente. = Inventario de documentos de valor permanente para remisión e integración al Archivo Histórico
  • Remisión de los fondos documentales,

  • Conservación Documental: = Mantenimiento a la documentación. Restauración de documentos dañados. = Mantener los documentos importantes en cajas especiales, libres de ácido. = Diagnóstico de los documentos. = Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentren en perfecto estado.

  • Eliminación Documental:

  • Remisión del Inventario con los fondos documentales a la Comisión Técnica.
  • Sesión de la Comisión Técnica para la evaluación de la propuesta de documentación para eliminación.
  • Servicios Archivisticos: = Atenciones de Reprografía de documentos archivísticos. = Localización de documentación.
  • Atenciones de consultas de documentos archivísticos.
  • Atenciones de préstamos de documentos archivisticos.
  • Atenciones de Asesorías archivisticas a diversos clientes. Informe de Asesorías efectuadas.
  • Atenciones de autenticidad de documentos

*% Desarrollo de Instrumentos para la Gestión Archivística: = Plan Anual de Trabajo aprobado. = Informe de seguimiento de Plan Anual de trabajo.

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE

Proceso que comprende las actividades de gestión vinculadas a los procesos de los sistemas administrativos de Abastecimiento, contabilidad y Tesorería. Asi como Gestión de Recursos humanos, Patrimonial que soporta el funcionamiento Mel Archivo Regional de Cusco.

PA.01 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

a) Descripción del Proceso

Proceso que comprende el conjunto de actividades que permite gestionar, conducir y supervisar los procesos técnicos de los sistemas administrativos de Gestión de recursos humanos abastecimiento, contabilidad, tesorería, Planeamiento y Presupuesto Público, control patrimonial, gestión documental del Archivo Regional de Cusco, que

b) Responsable del proceso. El proceso tiene como responsable a: Unidad de Administración.

c) Salidas o productos.

  • Gestión técnica de los sistemas administrativos

= Cuadro Consolidado de Necesidades. = PAC aprobado. = Contrataciones de Bienes y Servicios. . = Informes. = Rendición del Fondo por Encargo Interno.

  • Planillas. = Reporte de asistencia. = Rol de Vacaciones. = Registro de Licencias y permisos. = Reportes de descuentos. = Plan de mantenimiento de equipos. = Plan de mantenimiento de las instalaciones. = Limpieza de las instalaciones.

Gestión de Fortalecimiento de Capacidades = Cuadro Consolidado de Necesidades. = Diagnóstico de necesidades de capacitación. = Plan de Desarrollo de Personas aprobado. = Registro de Capacitaciones. = Informe de evaluación de Capacitación

Gestion Patrimonial = Informe de reporte de conciliación. = Formato de asignación de bienes. = Informe de verificación.

  • Actas de entrega - Recepción.

Gestión documental y Atención al Usuario.

  • Documentos de Respuesta a

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